Gestão e Controle de Enxovais em Lavanderias

GESTÃO E CONTROLE DE ENXOVAIS EM LAVANDERIAS

O mercado busca a qualificação contínua principalmente quando o cliente compra serviços. A hotelaria é essencialmente serviços. É um complexo de atividades que prestam serviços instantâneos e de elevada percepção pelo cliente. Nesse tocante alguns serviços considerados de apoio merecem ser tratados com especialistas como a lavagem de enxoval. Esse objetivo é alcançado quando se propõe a terceirização da lavanderia.

A terceirização é uma tendência que vem se confirmando ao longo do tempo em diversas organizações empresariais e em diversas atividades. O setor de hospedagem é um desses segmentos em que a terceirização é atuante nas suas diversas atividades como hotéis, motéis e hospitais e em diversos setores como segurança, eventos, serviços de Alimentação e Bebidas (A&B), nutrição etc. Dentre esses está a lavanderia.

Os serviços de hospedagem buscam na terceirização dos serviços de lavagem de roupa o aperfeiçoamento ofertando aos seus clientes conforto pela roupa limpa e segurança sanitária pela roupa higienizada.

O serviço de lavanderia terceirizada cresceu ao longo dos anos em função focando a necessidade da especialização do processo de gestão do enxoval, o que para o sistema de hospedagem despender recursos para essa gestão não é viável. São diversas influencias/exigências técnicas, operacionais e legais que a tornam um dos mais complexos sistemas de serviços do setor de hospedagem e responsável pela maioria das insatisfações dos hóspedes. O enxoval hoteleiro é um dos ambientes mais “íntimos” do sistema hotel x hóspede.

O crescimento, desenvolvimento, a qualificação e a competitividade do mercado de hospedagem provocou a necessidade da qualificação e a lavanderia terceirizada é um dos pontos de apoio desse processo continuo de qualidade.

Com o advento da terceirização, novos imprevistos e problemas antes não existentes, surgiram e poderiam afetar diretamente a qualidade dos serviços de hospedagem. Um dos maiores está na garantia de qualidade ao invés de preço da peças e na quantidade do enxoval disponível ou “número de mudas do enxoval” para utilização no processo de terceirização. Outros problemas encontrados é o de gestão e controle do enxoval envolvendo a contagem, a separação e entrega de peças.

A existência de falhas é comum principalmente para enxovais semelhantes. Algumas peças podem ser perdidas ou misturadas com peças de outros clientes causando prejuízo não só ao sistema hoteleiro, por terem suas peças extraviadas, mas também à própria lavanderia que tem que arcar com os custos de devolução.

Esse relacionamento não pode ser considerado como fato normal e parte integrante do processo de lavagem de roupas. É uma falha e como tal deve ser corrigida e definitivamente solucionada. Não adianta a lavanderia prontamente perder e pagar pelo prejuízo e muito menos o cliente perder e receber em roupa. É um sistema de “perder-e-perder” que não agrega valor ao serviço e muito menos ao relacionamento entre as partes.

A lavanderia é um sistema de elevada tecnologia de ponta em química-fina (produtos), química têxtil (tecidos: composição e cores), engenharia (equipamentos), eletrônica (dosadores e equipamentos inteligentes), segurança ocupacional (OHSAS 18000 / QVT), sistema de qualidade (ISO 9000), sustentabilidade (ISO 14.000), segurança sanitária (ANVISA/ Acreditação/ CLT NR 32) e RH (intelectualidade organizacional e Arquitetura Comportamental) e não poderá mais ser tratada como uma evolução da lavagem à beira de um riacho.

O sistema deverá romper um paradigma que é ao mesmo tempo paradoxal: como permitir que para toda a tecnologia empregada exista um sistema de gestão e controle do enxoval através de rol manuscrito (as vezes rasurados) cujos resultados comuns permeiam a ocorrências de falta ou excesso de enxoval com diversas discrepâncias em cada coleta e entrega de roupa?

Esse cenário não é mais permitido e já pode contar seus dias em razão de uma nova dimensão de controle de enxovais: o uso da identificação por rádio frequência, RFID.

A tecnologia RFID se caracteriza por um micro circuito eletrônico que armazena informações sobre todos os tipos de objetos e as transmite através de um receptor. Através do uso de RFID é possível, entre outras coisas, armazenar informações referentes ao dono de cada peça, a data de compra, fabricante e data da última lavagem.

Além disso, é possível implantar, numa segunda etapa, com as tags RFID já inseridas nas peças um sistema que possa contribuir para redução/eliminação de perdas, danos empíricos e controle de evasão. Isso representa uma vantagem enorme para hotéis, motéis e até mesmo hospitais, onde há grande quantidade de furtos de peças.

Equipamentos Utilizados:

Basicamente os hardwares utilizados para desenvolver a aplicação são os Tags, Leitor e um Sistema de Controle. Os circuitos eletrônicos RFID utilizados para armazenar e transmitir as informações são chamados de Tags (etiqueta em inglês). Existem diversos tags no mercado para inúmeras aplicações. Em certos casos, como neste, a etiqueta deve ser dimensionada e produzida para o próprio fim, devido as suas características de funcionamento e durabilidade.

Figura 1 - Tags para Lavanderia

Os tags utilizados neste projeto são próprios para a utilização em lavanderias por suportar o processo de lavagem. Trabalham na frequência de 900MHz, e possuem chip transponder que trabalha com o protocolo internacional ISO18000-6C EPC Gen2.

Devido a estas características podem-se efetuar diversas leituras ao mesmo tempo e ainda aumenta-se o alcance de leitura. Para a fixação, basta costurar ele a roupa, como uma etiqueta normal. Sua dimensão é de 25x76mm com espessura de apenas 0.7mm.

Para a leitura destes tags pode-se utilizar dois métodos: leitor fixo e/ou leitor portátil. Com o leitor fixo pode-se desenvolver portais (gates) de passagem das peças, semelhante ao que é feito hoje em estabelecimentos comerciais. Com o leitor portátil a praticidade de leitura das peças é maior.

O leitor fixo trata-se de um sistema de leitura com antena embutida. Este leitor tem um alcance de 8 a 15 metros e pode efetuar a leitura de 10 peças por segundo. Possui interface RS232/RS485 para comunicação. Pode também, mediante consulta, vir com interface TCP/IP.

Figura 2 - Exemplo de Portais e Leitor Fixo

O leitor portátil proporciona maior praticidade ao usuário. É uma opção para situações onde é mais prático levar o dispositivo de leitura ao objeto etiquetado, em vez de passar o objeto em um leitor fixo. Como se trata de um dispositivo móvel o alcance diminui para 70 a 120 cm. Deve ser apontado para as peças para a leitura. Entretanto ele possui a capacidade de leitura de até 500 peças por segundo. Trabalha com o sistema operacional Windows para dispositivos móveis. Possui comunicação através da porta USB, GPRS e WiFi. Sua alimentação é através de bateria recarregável.

Figura 3 - Exemplo de Aplicação e PDA

Em um sistema completo, podem-se utilizar os dois modelos de leitores. O móvel tem um custo maior do que o fixo. Em locais como portarias, expedição de material, pode-se utilizar o modelo fixo, enquanto o móvel pode ser utilizado no transporte das peças, por exemplo.

Nos dois casos, a vantagem de utilizar este sistema é realizar a leitura sem o contato e não necessitando de uma visualização direta do leitor com o tag. Pode-se efetuar a leitura sem a necessidade do manuseio ou descompactar a peça.

Em ambientes hospitalares, a roupa contaminada não precisa ser manuseada para leitura. Todas as informações captadas das etiquetas serão enviadas e tratadas em um Sistema de Controle. Este sistema de controle será disponibilizado ao cliente via WEB. Assim ele pode gerenciar toda a sua cadeia através da internet, em qualquer lugar onde ele esteja.

Neste sistema, ele fará o cadastro e inserir todas as informações necessárias na etiqueta. Nome do cliente, tipo de peça, sistema de lavagem, são alguns dos exemplos. A lavanderia também poderá visualizar relatórios gerenciais e de produtividade. Ela poderá fornecer informações das peças à seus clientes, para fins de rastreamento.

Funcionamento:

Todas as peças serão dotadas de uma etiqueta para identificação.

Figura 4 - Fluxo do Processo a ser Controlado

Dentro da lavanderia, no setor de expedição, entrada e saída de peças irá conter um leitor que irá ler as informações da peça recebida ou enviada. Estas informações serão enviadas ao sistema que poderá classificar e gerar instantaneamente um alerta de chegada/saída de peças ao cliente final.

Mesmo dentro do processo de lavagem, poderão existir leitores específicos que podem mostrar on-line a situação das peças conforme o processo. O cliente poderá acompanhar toda a lavagem e ter uma previsão de entrega destas peças.

Através deste controle a lavanderia pode evitar prejuízo com trocas de peças e atraso na entrega de seus produtos.

Figura 5 - Controle Interno na Lavanderia

Ao saírem, no transporte poderá haver um leitor móvel ou fixo na carroceria onde constam informações pertinentes como veículo, condutor, rota e destino, paradas no trajeto, evitando extravio e roubo de peças no caminho entre a lavanderia e o cliente.

Figura 6 - Controle RFID no transporte de peças

No cliente final também haverá um portal para a entrada e saída de peças. As informações geradas neste local serão armazenadas no sistema e assim podendo iniciar e terminar um ciclo de entrega de produto.

Figura 7 - Controle de Entrada e Saída do Cliente

Com todas estas informações tem-se um controle total de toda a cadeia de lavagem de peças. Certamente a lavanderia e seus clientes terão um processo bem mais transparente, diminuindo os risco e finalmente os custos.

Num segundo momento, pode-se ampliar o sistema para os clientes como forma de eliminar o tempo desperdiçado no controle e inventário do enxoval.

Outras vantagens do sistema é a utilização como ferramenta de identificação de custo de cada tipo de peças têxtil por tipo de composição e fabricante, sendo possível controlar efetivamente o índice de durabilidade do enxoval. Esse índice permite gestão de aquisições com maior eficácia em função da vida útil do enxoval.

São amplas as formatações de controle pela implantação do RFID no enxoval. São, sobretudo, importantes no processo de terceirização quanto ao controle e responsabilidades sobre danos e responsabilidades. Esse sistema ampliará o foco do processo simplificado de lavagem de roupas para uma dimensão sistêmica, deixando claro que lavar roupas não é simplesmente adotar a ação mecânica, química, tempo e temperatura.

O que o escopo intelectual da terceirização pretende não é apenas lavar roupa, mas promover com rara inteligência a qualidade na gestão do enxoval e isso é alcançado revolucionando a arte de lavar.

Fonte:

FARIAS, Roberto Maia. Manual para lavanderias a revolução na arte de lavar. Caxias do Sul-RS, Educs, 2006.

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NATURASE LAVANDERIA.