Rastreabilidade no enxoval hospitalar

A lavanderia é um sistema complexo, composto por equipamentos, métodos, processos, produtos, pessoas, artigos têxteis, objetivos, metas e desafios, cujo principio é a reutilização do enxoval têxtil com conforto e segurança sanitária. Além do conforto e da segurança sanitária do enxoval têxtil, representa a qualidade sensorial da hospitalidade. A imagem de uma bela cama com lençóis, fronhas, cobertores com boa aparência é, sobretudo, essencial para a percepção da qualidade hospitalar. Porém tudo isso tem um custo.

O alto valor financeiro de aquisição do enxoval têxtil requer um controle. Esse controle é realizado pela medição temporal entre o estoque inicial mais aquisições comparado com o estoque final (EI + C = EF). Esse resultado apresenta-se como um inventário.

Os inventários devem ser rigorosos nos métodos e frequências. Não se deve inventariar apenas peças de lençóis, fronhas etc. e registrar as discrepâncias ocorridas. A existência de discrepâncias entre os saldos anteriores e os atuais do enxoval têxtil significam que um montante de recursos financeiro foi perdido. Recursos financeiros aplicados devem gerar retornos positivos sempre.

O controle do enxoval inicia na aquisição das peças. A qualidade da aquisição pode determinar a taxa de retorno sobre o investimento. O controle pelo inventário determina se o valor retornado sobre o investimento é positivo ou negativo. Porém, como controlar se uma peça do enxoval têxtil produz rentabilidade?

O registro do enxoval é o meio para encontrar esse resultado. O registro pode ser feito por diversas formatações e uma delas é o rastreamento eletrônico.

Com o advento da tecnologia de rastreabilidade, a monitoração passou a ser realizada de forma mais refinada e com alto índice de confiabilidade e tempestividade. Os dados podem ser avaliados instantaneamente e na frequência desejada, contribuindo para a tomada de decisões dos gestores.

A automação é uma ferramenta de controle e não o próprio controle. A automação somente tem sentido se for utilizada para melhoria dos processos pois:

Não se gerencia o que não se controla;

Não se controla o que não se mede;

Não se mede o que não se conhece e,

Não se conhece o que se ignora, não aceita e não pratica.

Não é a quantidade de equipamentos, tecnologia ou o volume de mão-de-obra que qualifica o inventário mas, a qualidade dos dados recebidos e a gestão desses dados.

Os dados iniciam com a movimentação do enxoval têxtil.

A partir do momento da chegada (aquisição) deve-se registrar o enxoval têxtil. A partir desse registro, toda movimentação deve ser registrada em planilhas (rol) para entrega ao setor (rouparia central limpa) que fará a sua distribuição e controle para os setores usuários e destes para rouparia suja (expurgo), após para lavanderia (interna ou terceirizada) e então verificado na chegada pela rouparia limpa.

O registro do enxoval têxtil por todos os setores deve conter informações que possam sugerir o controle e a gestão dos dados informado. A informação eletrônica é a que apresenta maior velocidade e pode ser por realizada por código de barras ou RFID[1].

O código de barras, apesar de ser uma alternativa mais barata, não recomendamos a implantação dessa forma de leitura para roupas hospitalares por duas razões bem simples: O risco de contaminações das pessoas pela manipulação da roupa suja ao efetuar a leitura e o risco de contaminações da roupa pelas pessoas pela manipulação da roupa limpa para leitura.

Para roupas hospitalares o melhor desempenho é do sistema RFID.

Para que se apresente uma análise de desempenho efetivo, o enxoval deve ser cadastrado, registrado (rol eletrônico Código de Barras/ RFID) no momento da chegada à rouparia/ almoxarifado de acordo com a ficha técnica do mesmo (data de entrada, preço, tipo, composição, fabricante, cor, vida útil projetada etc.).

Essas informações permitem rastrear as peças em todo o circuito como registrar o tempo de vida útil, as que sofreram danos/ desgastes naturais, as que foram retiradas para costuras, as manchadas, a evasão por setor, turno etc., dentro do Estabelecimentos Assistenciais de Saúde e planejar a reposição do enxoval de forma linear sem provocar o risco do excesso ou da falta do enxoval, principalmente para procedimentos e intervenções cirúrgicas (hospital). Os clientes não podem ficar aguardando na recepção pela arrumação urgente da unidade habitacional, quer seja hoteleira ou hospitalar. Essa demora pode contribuir na baixa qualidade do índice do ciclo do leito e taxa de ocupação.

O gerenciamento das informações é tão relevante que pode ser considerado a “bola de cristal” da empresa. Não ter a informação, ou não ler e analisar a informação, é como não ter passado, nem presente e principalmente futuro.

 Para David de Souza[2] o gerenciamento de enxoval vem se aperfeiçoado por meio de investimentos em informatização e automatização. Estes investimentos têm possibilitado o controle do tempo de vida útil, controle de entrada e saída, inventário eletrônico, geração de relatórios, indicadores de desempenho e produção gerando dados exatos da localização das peças e também o tão sonhado controle de evasão. 

Os investimentos na área da inovação tecnológica podem significar reduções significativas em custos com reposição de enxoval, trocas desnecessárias, durabilidade das peças e também reduzir a energia gasta com discussões sobre obrigações de ressarcimento do enxoval perdido. Estas discussões quase sempre levam os parceiros à prejuízos. Para Farias (2006) não existem ganhos. É perder-e-perder sempre.

Atualmente (2014) no Brasil estima-se que existam cerca de 1500 lavanderias industriais, onde cerca de 900 unidades (60%) usam como forma de controle de produção uma planilha eletrônica. Apenas, aproximadamente 60 unidades (4%) oferecem controle real por código de barras e menos de 10 unidades (0,7%) tem projetos reais em sistema de controle RFID.

Em contrapartida, na Europa, América do Norte, Oceania e Ásia, com enfoque nas lavanderias industriais, Hospitalares, Hoteleiras e Lavadores de Uniforme e EPI, o número é muito mais abrangente e praticamente todas as organizações controlam seus enxovais, sejam próprios ou do seu cliente, com alguma ferramenta tecnológica focada em Código de Barras ou RFID.

Na maior parte do mundo o uso de Software de gerenciamento de enxoval é adotado como ferramenta de gestão e controle. A administração não considera administrada uma organização que não aplique o rigor do controle como elemento básico na qualidade da gestão. Discutem-se apenas os benefícios do custo, da qualidade da empresa e da manutenção que este software receberá.

Os projetos de implantação de código de barras e RFID que fazem a avaliação de curto prazo quase sempre são abortados mesmo antes de um começo substancial. O desconhecimento dos custos de longo prazo, limitam a capacidade de crescimento e aprimoramento de suas operações.

Essa barreira tecnológica é intransponível para a competitividade. A concorrência (internacional) está chegando e agradece a teimosia tecnológica e a falta de competitividade de alguns empresários brasileiros.

 A definição por preços e sem reconhecer as vantagens de cada tipo de controle eletrônico como o código de barras e o RFID pode gerar uma despesa desnecessária. Ao optar por código de barras sabe-se que em algum momento alguma peça do enxoval não poderá ser lida por excesso de sujidade (sangue, fezes etc.) nessa peça. Deve-se ter em mente ainda que um novo processo foi incluído no ciclo operacional do enxoval: a leitura unitária das peças tanto da roupa suja quanto da roupa limpa. Esse tempo pode interferir na necessidade do aumento das mudas do enxoval.

É portanto necessário conhecer as tecnologias em detalhes para que o projeto de controle de enxovais seja selecionado como solução ideal para a sua empresa.

Ao selecionar a tecnologia para controle de enxoval pode-se optar pelo controle misto. Uma parte das peças podem ser controladas pelo código de barras e outra pelo RFID.

O código de barras é uma representação gráfica de dados numéricos ou alfanuméricos. A decodificação (leitura) dos dados é realizada por um tipo de scanner. Durante a operacionalização do código de barras umas das escolhas mais importantes é a da etiqueta ideal para seu modelo de enxoval.

As etiquetas de códigos de barras são fixadas no enxoval termicamente através de uma prensa. Esta prensa pode ser mais simples sendo apenas uma prensa térmica com tempo de trabalho, ou mais avançada como o modelo pneumático, só liberando a peça ao realizar a fixação correta com base no datasheet[3] da etiqueta escolhida.

Após a fixação das etiquetas nas peças inicia o processo de leitura e registro de cada peça etiquetada. Neste momento o sistema inicia a rastreabilidade das peças.

Os dados coletados após o registro informam quando a peça entrou na lavanderia, quando foi devolvida e se houve algum problema durante este processo. Inicia também sua contagem regressiva de vida útil, controle de manutenções efetuadas e por fim, seu cancelamento ao final de sua vida útil ou por evasão. Nesta operação o mais importante serão os relatórios/indicadores que o sistema deverá gerar com base na bipagem das peças. Os relatórios são indispensáveis na decisão estratégica.

Prós e contras do código de barras.

PRÓS	CONTRAS
Baixo investimento de implantação.	Dificuldade no seguimento hospitalar para contato com a roupa suja.
Insumos fáceis de encontrar e comprar.	Não é mais considerado inovação.
Equipamentos com manutenção nacional.	Constante manutenção em todo o processo.
Rápido treinamento de funcionários.	Funcionários para realizar a leitura.
Larga experiência de sucesso no mercado.	Apoio efetivo do cliente para o sucesso da leitura.
Várias opções de empresas de software com oferta de produtos, consultoria e soluções para o seguimento.	Possibilidade de remoção proposital das etiquetas.
Baixo índice de problemas durante a implantação do controle.	Demora no processo de bipagem para grandes volumes de peças/dia.

O Controle do enxoval é uma opção rentável. Porém, para roupas com sujidades pesadas, o manuseio pode ser um item de discussão, a manipulação deve seguir a legislação Anvisa.

No seguimento industrial de controle de uniformes e EPI o uso de código de barras se mostra a opção ideal e pode garantir retorno de investimento muito rápido, com resultados práticos e nível de sucesso muito alto. O código de barras esta é uma das soluções ideais para controle de evasão nesse setor.

No ramo hoteleiro devido ao número elevado de peças para controle, não se mostra uma operação utilizada em larga escala, foram observadas experiências de sucesso e insucesso no ramo. Um dos pontos críticos do controle na hotelaria é a reposição da etiqueta. A demora pode provocar falta de leitura em algumas peças e falhas no controle. Alguns hotéis iniciaram esse projeto e logo em seguida abortaram a ideia por falhas operacionais na leitura.

Na prática, o RFID é a melhor opção de rastreabilidade do enxoval.

O RFID é um método de identificação automática por sinais de rádio, recuperando e armazenando dados remotamente através de dispositivos nominados etiquetas RFID.

Com o RFID, o enxoval passa por um “portal” que registrará todas as peças (cada peça individualmente), donde serão gravados no software.

A tag é o nome comum dado para a etiqueta RFID que será presa à peça. Esta etiqueta é composta por chips de silício e antenas que lhe permite responder aos sinais de rádio enviados por uma base transmissora, neste caso o portal de leitura.

Atualmente, diversas empresas no mundo fabricam o tipo de tag indicado para o seguimento de lavanderia, em sua maioria são adaptadas, vindos de outros segmentos e não estão prontas para a realidade da lavanderia, que compreende pontos críticos como o uso de produtos alcalinos, cloro, fortes temperaturas, calandras e em alguns casos até autoclave.

Para escolher a melhor tag deve ser avaliado o Datasheet para conhecer e analisar se a etiqueta possui os atributos necessários para operação de higienização e lavagem do enxoval. Outro item à verificar é qual o selo mundial de qualidade que a etiqueta está submetida. Isto garante que a tag foi testada adequadamente e seguiu os padrões de qualidade para lavanderia. Além disto, este padrão regula a compra, venda e registros de numeração nos órgãos mundiais de controle de marcas e patentes.

Para a fixação, cada fabricante seleciona a forma ideal de se fixar a tag no enxoval. Podem ser Fixação com uso de “Pouch[4]”, por costura na peça e por temperatura (selagem na prensa térmica).

O Uso do Pouch é uma das práticas mais adequadas de fixação das tag.

A fixação por costura deve ser diretamente dentro da barra, cós, gola ou parte da peça que possa comportá-la.

O Ultimo modo de fixação é feito termicamente na prensa conforme figuras a seguir. O modelo de fixação por temperatura é pequena devido aos diversos efeitos mecânicos da lavagem. Nesse caso, as tags tem maior chance de soltar, diminuindo o nível do controle.

 A decisão de onde fixar a tag também é importante. A figura a seguir explica qual a melhor localização, no caso de roupa plana[5]. Caso a utilização seja feita em uniformes e EPI a decisão também deve ser pensada, sendo possível maior variação do local de inserção da tag.

 O portal de leitura pode utilizar a própria estrutura do local: portas, dutos e balcões, que podem ser utilizados para instalar o coletor e as antenas de leitura. Ao passar com as peças com as tag, o sistema registrará a entrada ou saída das peças seja do hospital, lavanderia, hotel e etc.

 A decisão de qual portal é ideal depende de cada tipo de empresa e deve ser feita por um profissional, que irá verificar as dimensões da instalação: interferência, forma de utilização, custos e facilidade no caso de manutenção. Não é difícil encontrar casos de projetos de RFID que não deram certo devido à ausência da consultoria adequada.

Normalmente o portal é construído com base em um leitor e três antenas. Já o seu invólucro pode ser montado nas mais diversas formas de acordo com a necessidade do cliente e o local onde será operacionalizado.

Na figura a seguir um exemplo criado para leitura RFID em esteira rolante.

Definindo a tag e a provável forma de funcionamento do portal, inicia-se o processo de implantação. Este processo precisa ser acompanhado de perto pela empresa que irá instalar o software de controle do enxoval.

A disposição do sistema de leitura na planta da lavanderia deve ser visto neste momento, conforme pode-se acompanhar no exemplo da figura a seguir neste exemplo dois portais foram instalados, um para a área limpa e outro para a área suja. As roupas limpas não tem contato com as roupas sujas, o que acontece frequentemente nas lavanderias hospitlares.

Um dos pontos mais fortes do controle de enxoval por RFID é que não existe o manuseio das peças na área suja quando ocorre a contagem de peças, evitando assim a contaminação que comumente acontece através do contato físico com estas peças. Outro ponto forte é a possibilidade de estender vários pontos de leitura por toda a planta da lavanderia, hotel ou hospital, desta forma é possível acompanhar cada passo da produção das peças.

O que diferencia o controle por Código de barras e RFID é diretamente a forma com que as peças são lidas. Esta operação esta ligada diretamente a produção e registro das peças, porém seu resultado e visualização acaba sendo igual em relação aos  indicadores[6].

Prós e contras do RFID

PRÓS	CONTRAS
Leitura de lotes de peças de uma única vez.	Alto valor de investimento nas tag.
Sem contato direto com as peças para leitura.	Maior tempo de projeto de implantação.
Sem manutenção direta dos portais, visto que não tem manuseio direto.	Tipo como pioneirismo. Podem existir dificuldades que não foram avaliadas.
Quase inexistência de treinamento.	Soluções com pouco embasamento cientifico.
Altíssimo nível de inovação agregado.	A maior parte dos equipamentos é importada.
Reaproveitamento de tag das peças[7].	Poucos “Cases” fechados no Brasil.
Alto de retorno do investimento.	Peças de baixa qualidade para serem controladas.

Os cases de sucesso com o uso de RFID aparecem a cada dia em vários pontos do planeta, principalmente voltados ao controle de enxoval. Este fato, no Brasil, ainda está em fase embrionária, não se mostrou real. As lavanderias, os hospitais e hotéis buscam a cada dia melhorar a forma de controle do seu enxoval, mas a implantação da operação em RFID ainda é um tabu para a maioria do segmento. Em grande parte devido ao investimento inicial em tags.

O controle de enxoval por RFID é uma realidade no mundo todo e através de cálculos de retorno de investimento, experiências colhidas durante mais de 10 anos de pesquisas e trabalhos de levantamento, esta se mostra a solução ideal para todos os seguimentos.

Para valorar o retorno do investimento deve-se verificar os resultados de vida útil do enxoval atual, valores gastos por prováveis evasões, tempo gasto pelos funcionários destinado aos inventários (a maioria sem resultado). Em alguns casos o retorno do investimento é mínimo e pode surpreender o investidor hospitalar.

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[1] Fonte baseada no RFID Radio - Educational RFID podcasts E.U.A.

[2] Eng^o Eletrônico, Consultor em automatização, informatização, Implantação e processos ISO 9001. Gerente de Negócios Industriais na Equipe Sistemas (E.S.I. Desenvolvimento).

[3] Folha de dados. É um documento que apresenta de forma resumida, os dados e características técnicas de um equipamento ou produto.

[4] Pequeno saco, normalmente feito de Nylon que recebe a tag no seu interior e costurado na barra de qualquer tipo de peça.

[5] Lençóis, toalhas, fronhas, cobertores  e etc.

[6] Caso queira rever os indicadores volte à seção de indicadores e relatórios de processo.

[7] O reaproveitamento das tags deve ser acompanhado ao software.